Çalışan Bağlılığı ve Memnuniyet Anketleri Ne Sıklıkta Yapılmalı?

Çalışan bağlılığı veya memnuniyet anketlerini ne sıklıkta yapılması gerektiği sorusu sıkça karşılaştığımız bir soru. Ancak bu sorunun cevabı matematiksel bir kesinlikte verilemiyor. Değerlendirilmeli ve kurumun dokusuna en uygun sıklık belirlenmeli.

Değerlendirme kısmı ise bizim için en zevkli kısım. Bu işi yeni kültürleri tanımak, yeni yerlerde keşifler yapmak gibi değerlendiriyoruz. Çünkü ülkeler gibi her kurumun başka bir gerçekliği var. Tanımak ve bu gerçekliğe göre çalışan memnuniyeti anketlerini oluşturmak gerekli.  

Şimdi bugün bu gerçeklikleri beraber gözden geçirelim.

1.       Hedef kitle

Çalışan memnuniyeti anketi tasarlarken hedef kitle ilk hareketi belirleyen kritik unsur.  Her kurumun çalışanı ve dokusu farklı demiştik. Bu hedef kitleye uygun çıktılar ve belirlenecek soru seti de farklı. Genellikle kurumlar aynı soru setini tüm çalışanlar için kullanmayı tercih ediyor. Burada farklılaşmaya gidilmesini özellikle öneriyoruz.

Tüm kurumda değerlendirilmeye alınan belli kriter başlıklarının yanında farklı hedef kitlelere uygun sorular ile memnuniyetleri sorgulanmalı. Yönetici grubu ayrı bir set ile stratejik kararları değerlendirebilir örneğin. Beyaz yaka çalışan grubu ise liderlik yetkinlikleri hakkında ipucu verir. Biz daha fonksiyonel değerlendirmeler için çapraz soruları da öneriyoruz. Yani hedef kitle incelemesi ve bu hedef kitleye göre soru setinin oluşturulması ilk adım.

2.       Az ama öz

Çalışan memnuniyeti anketi yaparken bir diğer karşılaştığımız durum, soruların birbirini tekrarlama durumu. Matematiksel olarak sağlamadan bahsetmiyorum burada. Tabi ki bazı sorularda çapraz teyit alınması önem taşıyor ama bilinçsiz yapılan bir ankette aynı sorunun farklı kelimelerle defalarca sorulması ankete katılanları yorabiliyor. Bu durumda da sadece sonuca ulaşalım, bitirelim tavrı oluşuyor. Soruların sayısı, az ama öz olması sağlıklı bir araştırma yürütme noktasında çok önemli.

3.       Kurumun öncelikleri

Bu çalışan anketi sonrasında ne bilmek istiyorsunuz? Öncelikleriniz neler? Hangi alanlarda iyileştirme yapabilirsiniz veya yaptınız? Bu soruların cevapları da önemli. Hiç aksiyona geçilmeyecek veya geçilemeyecek alanlarda sorular kullanmanızı tavsiye etmiyoruz. Kurumda bu anketlerin sonrası için geri bildirime göre harekete geçmeye öncelik veren bir dinleme stratejisi geliştirilebilmeli. Diğer bir değişle bir anket içinde değiştiremeyeceğiniz alanlar olmamalı. Bunu söylediğimizde genellikle aldığımız cevap, ama bu konunun da memnuniyetini merak ediyoruz, oluyor. Tamam o halde şöyle yapılabilir; bu anketi net bir çalışan bağlılığı anketi olarak planlayalım ve belirleyeceğimiz sıklıkta ölçümleme yapalım. Bunun yanında nabız anketleri kullanalım. Bu anketlerde yılın içinde kısa ve öz sorularda farklı alanların da ölçümlemesini yapalım.

4.       Değerlendirme Skalası

Verilerinizi en iyi şekilde anlamak için yalnızca puanlara odaklanan bir anket tasarlamayın. Bu sadece anket yapan şirketin işine yarar. Kolayca raporunu size sunabilir. Siz de birbirine yakın verilere bakar, tüm yıl anlamaya çalışırsınız. Anketlerinizin metrikleri, büyük resim trendlerini anlamak ve puanlarla kıyaslama yapmak için değerli bir araçtır, ancak spesifik geri bildirimler daha da önemlidir. Bazı soruların cevapları mutlaka açık uçlu olmalı.

Tüm bu kriterler sonrasında şimdi hangi aralıklarla anket yapmalıyız sorusunu yanıtlayalım.

Genel olarak, çalışan memnuniyeti anketlerinin yılda en az iki kez yapılması önerilir. Bununla birlikte, bazı şirketler çeyreklik dönemlerde de uygulayabiliyor. Bununla birlikte yeni dönemde aylık veya haftalık gönderilen anketlere de rastlıyoruz.

Anketlerin daha sık yapılması, çalışan memnuniyetindeki değişiklikleri daha hızlı tespit etmenizi sağlar ve müdahale etme fırsatı verir. Ancak, çok sık yapılan anketler, çalışanlarda anketlere katılım konusunda tatminsizlik yaratabilir ve anketlerin değerini azaltabilir. Bu da anket yorgunluğuna yol açar.

Bize göre ideali, yılda 2 defa ana memnuniyet anketini gerçekleştirmek. Çalışan bağlılığı sorularını da çeyrek bazında değerlendirmek. Bu işe deneyim yolculuğu olarak bakın. Müşteri deneyimlerini değerlendirmemiz gibi çalışan deneyimleri için de bir değerlendirme planımız olmalı.

Aynı zamanda bu soruların cevaplarını takip etme yeteneğine sahip de iç kadro oluşturmalısınız. Bu takibi de ölçümlemelisiniz.

Aşağıda birkaç soru örneği ile takip mekanizmasını göstermek isterim;

·        Son anket sonucundan bugüne kadar olumlu bir değişiklik fark ettim

·        Yöneticim son anketin sonuçlarını ekibimizle paylaştı

·        Ekibimiz, son anket sonuçlarını değerlendirdi ve eylem planlarını oluşturdu

Sonuç olarak çalışan memnuniyeti anketlerinin ne kadar süreyle yapılması gerektiği kurumunuza özgü bir karardır. Genel önerimiz, yılda en az bir kez anket düzenlemek uygun olabilir, ancak şirketinize ve çalışanlarınıza uygun bir sıklığı belirlemek için spesifik ihtiyaçlarınızı değerlendirmeniz önemlidir.